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Agiliza tu negocio a través de la factura electrónica

La diferencia entre una factura electrónica y una factura tradicional es el tipo de formato.  A efectos legales, están reguladas de la misma manera que las facturas en papel. Por tanto, se trata de una factura que llega en un formato electrónico como alternativa, solo que aquel que recibe esta factura debe dar su consentimiento para que le sea entregada electrónicamente.

Al igual que una factura corriente, como autor de la factura debes garantizar su legibilidad, autenticidad de origen e integridad de su contenido. El software que utilices para expedir la factura debe garantizar su legibilidad. Su autenticidad e integridad se puede demostrar de diversas maneras: firma electrónica, Intercambio electrónico de datos, otros medios validados por la AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) y aquellas formas de gestión corrientes a la actividad profesional.

Tipos de facturas

Como empresario, lo más común es que te encuentres con dos tipos de facturas electrónicas: las que poseen un formato estructurado y las que no prix viagra pas cher. Ambas modalidades permiten una transferencia de la facturación por vías electrónicas como es la red de redes, Internet.

Como cualquier factura, la facturación electrónica con un formato estructurado contiene una serie de datos. La peculiaridad de esta forma de factura es que puede generar de manera totalmente automática esos datos. De esta manera, el programa informático de tu empresa se encarga de crear la factura y le llegan automáticamente al receptor para su software de contabilidad. Estos programas suelen utilizar el lenguaje XML y el EDIFACT (estándar internacional en intercambio de datos).

Sin embargo, la facturación electrónica en un formato no estructurado es muy diferente. Suele tratarse de una imagen, por lo que el tratamiento y el cambio de los datos requieren un trabajo costoso. En este tipo de facturas, destacan aquellas hechas en papel que se han escaneado y los ficheros PDF.

Ventajas e inconvenientes

Para ponderar si crees que puede beneficiar a tu negocio el uso de esta tecnología, es pertinente que conozcas las ventajas y los problemas de la facturación electrónica.

Ventajas

Uno de los beneficios de utilizar una factura electrónica en detrimento de una tradicional es la reducción de costes y de tiempo. El programa te evita cualquier error desde la creación de la factura hasta su entrega final, ahorrando papel. Ese hecho, además, te condicionará un mejor control de toda la facturación, ya que es más sencillo encontrar cualquier factura.

Todo lo anterior contribuirá a crear una mejor relación con tus clientes. Y muy importante: serás participe de la lucha contra el fraude. Cada factura irá numerada y controlada con una firma o sello digital único, la huella digital de tu empresa. Y así también te ayudará a agilizar los trámites con los servicios de tributación estatales.

Inconvenientes

Los principales problemas que plantea el uso de la factura electrónica radican en la propia tecnología. Cualquier problema en tus ordenadores puede ocasionar la pérdida de datos; estos pueden ir desde un virus informático hasta un problema en el hardware. Lo más seguro en este caso son las copias de seguridad.

Las desventajas de los propios programas de facturación radican en las posibles actualizaciones y los posibles errores derivados de ellas. El otro problema es que la mayoría de programas tan solo permiten un usuario. Muchos empresarios también desconfían de estos sistemas informáticos por la posible pérdida de información.

Retos de las empresas

Para que todas estas ventajas se puedan materializar en cualquier PYME (Pequeña y Mediana Empresa), esta debería adoptar ese sistema de trabajo automatizado. La ciudadanía y las Administraciones públicas deberían aceptar esta tecnología, mientras que estas últimas deberían favorecer su implantación.

Por último, los sistemas de facturación electrónica permitirían que las relaciones comerciales fuesen más rápidas, sencillas y eficientes, tanto dentro de España como fuera de ella.